Hoe werkt het scannen van QR-codes?

Een ticketsysteem met QR-codes is dé oplossing voor organisatoren die lange rijen en vervelende situaties willen voorkomen. Door gebruik te maken van tickets met QR-codes wordt de toegang tot evenementen sneller, efficiënter en betrouwbaarder. In deze blog leggen we uit waarom QR-codes ideaal zijn voor ticketing, hoe het scannen van QR-codes werkt, en wat de voordelen zijn voor zowel bezoekers als organisatoren.

Waarom QR-codes?

QR-codes (Quick Response-codes) zijn tweedimensionale barcodes die snel en eenvoudig grote hoeveelheden informatie kunnen opslaan en verzenden. Ze zijn bijzonder geschikt voor ticketing omdat ze verschillende soorten gegevens kunnen bevatten, zoals een URL, evenementinformatie, en unieke identificatienummers die essentieel zijn voor toegangscontrole. Dit maakt QR-codes niet alleen praktisch, maar ook extreem efficiënt in gebruik. In tegenstelling tot traditionele streepjescodes bevatten QR-codes veel meer data, wat het ideaal maakt voor de moderne behoeften van evenementenorganisatoren.

De gebruikte afbeelding is van één van onze klanten: Pruuven Festival

Voordelen van QR-codes voor Ticketing:

Snelheid en efficiëntie
QR-codes kunnen in een fractie van een seconde worden gescand, waardoor lange wachtrijen bij de ingang worden vermeden. Dit is met name handig bij evenementen met grote piekmomenten waar bezoekers snel en efficiënt toegang moeten krijgen.
Betrouwbaarheid
QR-codes zijn minder vatbaar voor fouten dan traditionele papieren tickets of handmatige invoer. Omdat ze digitaal zijn, is er ook minder kans op menselijke fouten bij het invoeren en controleren van gegevens.
Kostenbesparing
Digitaal verstuurde QR-code tickets brengen geen logistieke kosten met zich mee zoals het afdrukken en distributie. Dit betekent dat organisatoren aanzienlijke besparingen kunnen realiseren op druk- en verzendkosten. Bovendien kunnen deze besparingen worden doorgegeven aan bezoekers in de vorm van lagere ticketprijzen, wat de algehele tevredenheid van bezoekers kan verhogen.
Veiligheid
QR-codes kunnen versleuteld worden om vervalsing te voorkomen, wat de veiligheid van het evenement verhoogt. Elk ticket heeft een unieke QR-code, die maar één keer gescand kan worden.  Dit maakt het vrijwel onmogelijk voor fraudeurs om kopieën van kaarten te maken.
Milieuvriendelijk
Door digitale tickets te gebruiken, wordt het gebruik van papier verminderd, wat beter is voor het milieu. Dit helpt niet alleen om kosten te besparen, maar draagt ook bij aan duurzaamheidsdoelstellingen, wat steeds belangrijker wordt voor moderne bedrijven en hun klanten.

Werkwijze van het scannen van QR-codes

Het scannen van QR-codes bij evenementen bestaat uit een paar eenvoudige stappen:

1. Aanmaak van de QR-code
Bij het kopen van een ticket genereert het ticketsysteem een ticket met unieke QR-code die naar de bezoeker wordt verzonden. Deze code is uniek per ticket en kan daarom maar één keer gescand worden. Binnen enkele minuten ontvangt de koper zijn of haar tickets via de mail, waarna ze deze gemakkelijk kunnen doorsturen naar hun medebezoekers.
2. Weergave van de QR-code
Bij aankomst bij het evenement toont de bezoeker de QR-code op hun smartphone of een geprint ticket. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat bezoekers kunnen kiezen voor de methode die het beste bij hen past. Het gebruik van smartphones betekent ook dat bezoekers minder snel hun ticket vergeten, wat zorgt voor een soepele toegang tot het evenement.
3. Scannen van de QR-code
Een medewerker gebruikt de QR-code scanner app om de code te scannen. De app is gratis te downloaden via de App Store of Google Play. Open de ticket scanner app en log in met de gegevens die je van ons hebt gekregen.Selecteer het juiste event. (in het geval dat je meerdere events in je account hebt staan). Zorg er ook voor dat je op een locatie bent met goede internetverbinding (WiFi of 4G/5G) en het scannen kan beginnen.
4. Verificatie
De scanner decodeert de QR-code en controleert de gegevens in het ticketsysteem om te bevestigen dat het ticket geldig is. Deze stap gebeurt in een fractie van een seconde. Wanneer het scherm groen oplicht betekent dit dat het ticket succesvol is gescand. Een rood scherm betekent dat het ticket ongeldig is of al eerder gescand is.
5. Toegang verlenen
Na succesvolle verificatie wordt de bezoeker toegang verleend tot het evenement.

Voordelen voor bezoekers en organisatoren

Voordelen van QR-codes voor bezoekers

Het gebruik van QR-codes voor ticketing biedt voordelen voor zowel bezoekers als organisatoren. Voor bezoekers brengt het gebruik van QR-codes vooral gemak. Ze hoeven geen fysieke tickets meer mee te nemen; het enige wat nodig is, is hun smartphone met de QR-code. Dit maakt het hele proces eenvoudiger en gebruiksvriendelijker. Maar het blijft uiteraard mogelijk voor bezoekers om de tickets uit te printen en op papier te vertonen.

De toegang verloopt ook sneller, omdat QR-codes direct worden gescand. Dit zorgt ervoor dat bezoekers minder tijd kwijt zijn bij de ingang en sneller van het evenement kunnen genieten.

Voordelen van QR-codes voor organisatoren

Voor organisatoren is het scannen van QR-codes veel efficiënter. Het scannen van de tickets kan meestal door één of enkele medewerkers of vrijwilligers worden gedaan. Dit bespaart niet alleen op personeelskosten, maar vermindert ook de kans op fouten bij de toegangscontrole. Bovendien biedt de directe toegang tot realtime data inzicht in het aantal binnenkomende bezoekers, wat helpt bij de logistiek en planning van het evenement. Organisatoren zien in één overzicht hoeveel mensen al binnen zijn en hoeveel er nog worden verwacht, wat hen in staat stelt beter te reageren op de situatie ter plekke.

Een ander groot voordeel is fraudepreventie: QR-codes zijn bijna onmogelijk te vervalsen, waardoor het risico op fraude wordt verminderd. Dit verhoogt de betrouwbaarheid en veiligheid van het evenement aanzienlijk. Omdat elk ticket een unieke QR-code heeft, worden duplicaten en vervalsingen snel opgespoord en afgewezen. Dit geeft organisatoren de zekerheid dat alleen legitieme tickethouders toegang krijgen tot het evenement.

Daarnaast zorgen QR-codes voor aanzienlijke kostenbesparingen doordat de behoefte aan papieren tickets en gerelateerde distributiekosten wordt weggehaald. Deze flexibiliteit in ticketing zorgt ervoor dat organisatoren snel kunnen reageren op verassingen, zoals het opnieuw versturen van tickets bij verlies of het snel aanmaken van nieuwe tickets bij onverwachte vraag.

Verder bieden QR-codes de mogelijkheid om waardevolle data te verzamelen over bezoekers. Deze data kan worden gebruikt voor marketingdoeleinden, zoals het sturen van gepersonaliseerde aanbiedingen of het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken. Het inzicht in bezoekersgedrag helpt organisatoren om toekomstige evenementen beter te plannen en de bezoekerservaring voortdurend te verbeteren.

Conclusie

Met het gebruik van QR-codes in een ticketsysteem verbeter je niet alleen de ervaring van je bezoekers, maar profiteer je ook als organisator van tal van voordelen. Van snelheid en efficiëntie tot verbeterde veiligheid en lagere kosten, QR-codes maken het hele proces van ticketing soepeler en betrouwbaarder. Start vandaag nog met Flextickets en ontdek hoe een online ticketshop met QR-codes jouw evenement naar een hoger niveau kan tillen!

Evenement aanmelden